Heeft u een projectmanager of een project-facilitator nodig?

Simon Wilson and Annet Goltstein

De taak- en rolverdeling in een project bepaalt het succes. In ons werkveld zien we projecten die effectiever zouden kunnen zijn als ze gefaciliteerd werden en niet (alleen) gemanaged.

Een project-facilitator brengt de vaardigheden van het faciliteren in het projectmanagement. Bovenal brengt de project-facilitator het belangrijke perspectief van onafhankelijkheid en neutraliteit met zich mee:

• ruimte maken en houden tussen verschillende belanghebbenden
• focussen op het creëren en onderhouden van een proces om resultaten te behalen, en
• de verleiding weerstaan ​​om vast te lopen in de inhoud van het project.

Voor een projecteigenaar biedt projectfacilitering een duidelijke focus op de projectprocessen – terugwerken van de uitkomsten om een ​​proces te structureren en belanghebbenden te betrekken. Het maakt scherpere besluitvorming mogelijk omdat één persoon terughoudend is om een ​​standpunt in te nemen en in plaats daarvan ervoor zorgt dat beslissingen gebaseerd zijn op duidelijke criteria en dat alle standpunten kunnen worden gehoord. Dit vergroot het eigenaarschap onder projectteamleden en stimuleert hen om verantwoordelijkheid te nemen voor de uitvoering.

Projectfacilitering biedt een proceskaart die, in plaats van of samen met een projectplan, evenveel nadruk legt op hoe taken worden uitgevoerd als op de taken zelf. Een facilitator werkt vanuit project facilitering voor een enkele gebeurtenis of activiteit maar juist ook voor het creëren van een volledig projectproces, met gekoppelde synchrone en asynchrone activiteiten.

Wat doet een projectfacilitator? Een projectfacilitator: werkt samen met projectteamleden om een ​​overeengekomen proces voor het project als geheel te ontwikkelen. Faciliteert bijeenkomsten met teamleden en andere belanghebbenden. Cruciaal is dat de facilitator ook voortdurende asynchrone betrokkenheid vergemakkelijkt voor de duur van het project, inclusief het beheren van projectmiddelen. In vergelijking met een traditionele projectmanager besteedt de project facilitator minder tijd aan het definiëren en uitvoeren van projecttaken. De facilitator is ook niet de expert op het gebied van projectinhoud en laat meer verantwoordelijkheid over aan andere leden van het projectteam. De rol van de projectbegeleider is meer ‘holding space’ voor het project dan ‘het project beheren’. En de project facilitator staat vooraan in de startfase, maar verlaat ‘het podium’ zodat het projectteam zich eigenaar kan voelen van de resultaten.

Wanneer zou u moeten overwegen om met een project facilitator te werken? We denken aan:

• Wanneer bij het project tegengestelde belangen spelen, met name uit verschillende organisaties of afdelingen, en als de besluitvorming complex en ‘politiek’ kan zijn
• Wanneer inzet en eigenaarschap van de projectleden essentieel is, ook na het project.
• Als de teamleden al de kennis van het onderwerp hebben, is de toegevoegde waarde van de project facilitator dat zij met ‘de inhoud’ aan de slag kunnen, terwijl de facilitator aandacht heeft voor het proces.

Wanneer het doel van het project is om informatie te (her) structureren of om een ​​ontwerp of een ander tastbaar resultaat te leveren, dan is een projectmanager passender. Als het te behalen resultaat gaande het project gedefinieerd wordt of als binnen het project de manier om tot de resultaten te komen ontwikkeld wordt, dan is een facilitator aanpak een betere keuze.

In een tijd waarin veel organisaties ervaren dat ze niet aan ‘effectief leveren’ toekomen omdat projectmanagement dat overweldigt, kan projectfacilitering helpen om buy-in op te bouwen door middel van een lichtere aanpak.

Voorbeelden:

• Ontwikkelen van een engagementplan voor een nationale overheidsinstantie. Dit is een complex project met meerdere belanghebbenden en in elkaar grijpende verantwoordelijkheden. De project facilitator werkt samen met het projectteam om hen te begeleiden bij het ontwikkelen van het plan. Dit omvat voorstellen voor relevante kaders, logistieke ondersteuning en begeleiding van het project om hun competentie en begrip te ontwikkelen. De kern is ervoor te zorgen dat het uiteindelijke plan eigendom is van het team en niet wordt gezien als iets van buitenaf.
• Missie- en visieontwikkeling in een 250 fte organisatie. Dit startte me het managementteam dat kennismaakte en instemde met de faciliterende aanpak. Daarna werd een groep van van acht medewerkers van verschillende afdelingen gevormd, de VisieVangers. De project facilitator begeleidde het proces om de visie voor de komende vijf jaar te voelen en te vangen. Dit deden ze onder andere door drie (verschillende) evenementen te organiseren met stakeholders, klanten en alle medewerkers, en de uitkomsten te bespreken met het managementteam. Het resultaat is een missie-visie die ‘van ons’ is en die ‘eigenaarschap’ heeft in elke afdeling en in het management. Dus klaar voor de komende 5 jaar!

“Als opdrachtgever van het opstellen van onze missie/visie was het cruciaal om alle stakeholders te betrekken en met hen een GEDRAGEN tekst te bepalen. De begeleider van dit traject hoefde niet de tekst mede te bepalen, maar de weg er naar toe te faciliteren. Dus niet de goede tekst stond centraal maar het goede proces.”

Gerard Lenssen, voormalig directeur Fontys Hogeschool BEnT

Verbinden van tegenstellingen

Met creativiteit kun je tegenstellingen verbinden, zo klonk mijn nieuwjaarswens. Want door creatief te kijken, kijk je anders. En dan ontdek je nieuwe mogelijkheden. Hieronder staan drie succesvolle verbindingen.

Lees meer

Hoe krijg ik een groep actiever?

Waarom teams en groepen lui zijn!

Je kent vast wel het fenomeen dat er in een groep altijd mensen zijn die minder doen dan de anderen. Dat heeft uitstraling op de rest. Voor je het weet ontstaat er ergernis en gelatenheid.

Uit diverse onderzoeken blijkt dat iedereen dat heeft. Ringelman ontdekte dat mensen in een groep gewoonweg luier zijn. Waarom zou je je tot het uiterste inspannen als jouw prestatie toch niet zichtbaar is? Dit fenomeen heet Social Loafing, we gaan zogezegd ‘sociaal luieren’.

Lees meer